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霹雳蕾猪Ⅱ

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转载:时间管理  

2012-01-09 13:38:06|  分类: share |  标签: |举报 |字号 订阅

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很多人问我时间管理和精力管理的窍门。老实说,我觉得自己并没有做得好到可以分享经验的地步。水瓶是感兴趣就异常专注,不感兴趣就异常拖拉的典范,只要拿到手的任务缺少难度又重复,就会想尽一切办法作出心理逃避(沉迷其他有趣的事),拖到再无可拖才会开始。开始了也不能长久,做事不够连贯,每次重回状态都要一个过程,恶性循环。你们看到的我的“效率”,不过是因为人在投行,身不由己,大处虽然改了,还是有很多细小的时间被浪费掉了。

不过,也因为深知自己的毛病,这些年在MBA和投行的压力下,慢慢有几条心得,拿出来和大家共勉,同时也激励自己2012做得更好。

1. 记录自己的时间。

改变自己之前,首先要足够了解自己。你是哪一种人?你的性格,兴趣,做事方式?你的时间都用在了哪里?对于这些问题,你可能很轻易的就能得出答案,比如,“我就是喜欢拖拉”,或者,“我太沉迷网文/游戏/围脖”。告诉你,这种答案是没有意义的,完全解决不了问题,因为,拖拉和游戏(享乐)是人之本性,要杜绝这个本性,任务过于艰巨,很容易就失败,而反复失败之后,你就只会把“我要改”挂在嘴上,永远实行不了。

要作出改变,首先要把需要改变的对象量化,然后订出合理目标,根据细致具体的目标,一步步来实行。你每天花多少时间在看围脖?打游戏?看网文?都是在一天的什么时间段?和花在正事上的时间比例?你做正事需要花多长时间?是否合理?最需要改进的是什么?其次呢?

要回答这些问题,最好的办法是把自己每天的行程,事无巨细地记录下来,连续记录两个星期。这是一个非常有效的时间管理方式,只有当行程全部清清楚楚列于纸上,你才会真正意识到自己的时间都用在了哪里,哪些时间是可以cut的,哪些工作需要做的更快。自己一天中最高效的是什么时间段,最能利用的是什么时间段。。。每个小时纪录自己正在做的事,也是一个提醒自己的过程,随时反省自己是否又在浪费时间,是否应该回到正题,更加专注。

2. 清晰的待办事项和合理的目标

很多时候,我们在茫茫然中浪费了时间,是因为我们没有明确的目标,不知道时间到底应该拿来怎么用,或者因为事情太多太杂,处理的太无序。对每天需要完成的事情做好管理,就能有效避免这种茫然间浪费掉的时间。试试用一本日程表,或者用手机app,把需要完成的事情,按照轻重缓急和due date做出排序,并严格按照这个顺序来执行。习惯了之后,一定会极大提高每天的效率。

轻重缓急,是待办事项的重点。合理的目标,是是否能长期执行计划的关键。只有根据自己的能力,习惯,以及事件的重要性和紧急性,作出合理的安排,这个过程才能够借由满足感和合理性一步步有条不紊的进行下去。

一款好用的app,真的会非常有帮助。我用的是iPhone和iPad上都有的2Do。这个app可以设置category,在每个category下可以设立“项目”,在项目下可以添加待办事项或check list。每个待办事项都能设置不同等级的重要性,due date,alarm,note,并可以按照重要性排序。特别事项还可以加星。我通常会把每个手上的项目做成一个“项目”,在每个项目下随时加入待办事项,设置好due date,并在note上纪录下当前status,和下一步要做的动作。虽然输入要花时间,但这个动作很必要。

3. 对每一天作出规划

规划,是我这些年学会最重要的一件事。没有规划的人生,和有规划的人生,日子一久就能看到明显差别。规划能够使你对一天,乃至短期内有清晰的概念,能够避免许多临时想到的手忙脚乱,能够保证你把最有效的时间留给最重要的事情,而不被没有计划好却紧急的琐事打断,也能够让你更好地安排和迁就同事的时间,将各个项目和事项作出最佳衔接。

试试每天早进公司15分钟,或晚走15分钟,静下心来,把第二天要做的,以及每个项目短期内的发展,好好梳理一遍,看看是不是会对你的工作效率产生巨大的影响呢?

4. 精力管理是时间管理的基础

这是一个全新的概念。没有精力管理,时间管理根本没有意义。最简单的例子,就是如果你没有好的睡眠,第二天做任何事的效率就会大打折扣,计划完不成,需要更改,影响到后来的计划。。。恶性循环。

当然,精力管理不是光“睡好”这么简单,它包括睡眠管理,饮食管理,运动管理,以及对身体和生物周期的了解。这是一个非常科学的管理过程,需要你对睡眠,饮食,运动对人体的影响,以及身体自身作出最基本的了解。比如,你也许知道睡眠周期是90分钟,但你知不知道,我们的“记忆”只会在REM(Rapid Eye Movement)睡眠发生,而REM在第一个周期只有5分钟,要到第四,五个周期,才能达到30-40分钟。也就是说,如果你的睡眠时间少于7个小时,你就得不到足够的REM睡眠;如果你中途醒来一次(周期又会重新开始),你更得不到足够的REM睡眠。其结果就是,你的新知识和新技能,不能成为你的一部分,你的老知识和老技能,也会逐渐消失。长期睡不好,你的performance会严重下降。

饮食管理也是我们所经常忽视的。其实,不同的食物能提供不同时段的能量,而我们只有在能量充足时才能正常表现。三餐不正常,影响的不仅仅是健康,也是你的performance。还有,运动对人体产生的巨大改变,人的不可抗的生物周期应该怎么利用,注意力怎么才能集中。。。了解这些知识会对你的时间管理产生深远影响。

了解的方式,是看书和看科教片。推荐两本书给大家,一本是我已经推荐了又推荐的《The Power of Full Engagement》,非常全面的精力管理书籍。另外一本叫《Power Sleep》,深入浅出地讲解了睡眠。2012你如果想要对自己的时间管理作出改进,推荐先从这两本书(尤其是第一本)开始。

5. 时间碎片

最后想要说一说时间碎片的利用。给大家讲两个小故事。第一个记得很模糊(大家领会精神),说是一个人很想学钢琴,但是总没有时间练习。他的钢琴老师就问他,为什么你不练习?他就说,我很忙,没有每天两个小时的练习时间。他的老师说,那么你就应该利用所有5分钟,10分钟的片段,什么时候想到,就什么时候练习。他顿悟,从此真的利用所有的时间片段来练习,最终成为钢琴家。第二个记得很清楚,来自于我的第一个老板(也许很多人都听过)。有一天,他问我,给你一个桶,到沙滩上去,你要怎么装满它?你应该先装大石头,再装小石头,然后装沙子,填满石头的空隙,最后装水。你的时间就像这个桶,你要把大块的空间,留给最重要,需要最多时间的石头类事项,然后在石头的间隙,去做细小的,琐碎的沙子类事情,最后,不要以为沙子之间没有空隙,你还可以拿水去填满它。

我经常想起这两个故事,所以总是尝试将所有要做的事情,分为石头,沙子和水,并努力拿水去灌满所有的空隙。大家都觉得我读书快,也都疑惑我这么忙,是怎么有时间看这些书。其实读书就是我的水,我在等人,等飞机的时候,坐电梯的时候,上下班的车上,甚至是项目之间的休息,都在看书(感谢Kindle和iPhone,使这成为可能)。不要以为这几分钟的时间没什么了不起,如果你真的开始,你会惊讶一本书完成的有多迅速。(你的水还可以是:跟朋友联络,画画,计划旅游,学一门语言,写一本书。。。)

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最后的最后,想再quote我前老板一次。他曾经对我说,你要做的事情只有四类,重要而紧急,重要而不紧急,不重要而紧急,以及不重要也不紧急(但无法避免要做)。重要而紧急的事,你自然会去做;但是你很可能会因为很多不重要而紧急的事,占据太多自己的时间。也可能因为那些不重要又不紧急的事,浪费太多自己的时间。你要学会好好规划,将不重要事件的紧急性减到最少,将不重要也不紧急的事件也减到最少。还有,你要永远记得,你的成长,你工作的成就,往往来自于那些重要而不紧急的事。比如,读一份很有用的市场报告,学习一个你应该知道的概念,进修你的语言,规划你的将来,增广见闻。这些年,我一刻不敢忘记这件“重要而不紧急”的事,如我老板所鞭策,时常努力去增广见闻,进修自身。也许,这才是时间管理的终极秘笈。
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